Oro för att flexibla arbetsplatser ger mindre vård

Jenny Hyllstam som är lokalt skyddsombud för medicinkliniken på Ryhovs sjukhus i Jönköping har skickat in en anmälan till Arbetsmiljöverket på grund av att arbetsgivaren vill införa flexibla skrivbord för läkarna.

– Vår farhåga är att vi inte ska hinna med våra arbetsuppgifter och inte hinna utföra dem med den goda kvalitet som krävs. Vi utför arbete där det krävs en hög grad av koncentration och det är lätt att bli störd.

Arbetsgivaren har enligt Jenny Hyllstam enbart presenterat en plan som regionen har tagit fram och säger att det inte är möjligt att ändra på det konceptet.

– Det har inte möjliggjorts några anpassningar för framtida arbetsplatser med ett behovsbaserat arbetssätt utan man hänvisar bara till det koncept som regionen har beslutat om. Vi har upplevt att våra närmaste chefer har varit lyhörda i den här frågan men att de tyvärr saknar beslutmandat.

Läkarna befarar också att de flexibla arbetsplatserna kommer att leda till mindre effektiv tid för indirekt patientarbete.

– Vi arbetar också med sekretessuppgifter och det är svårare med flexibla kontor. När det uppkommer luckor under arbetsdagen behöver läkarna kunna gå till sin egen plats och arbeta där en dator redan är uppstartad för att hinna med.

Maral Babapour Chafi är forskningsledare på institutet för stressmedicin och adjungerad universitetslektor på Chalmers. Hon har under tio år studerat flexibla arbetsplatser.

– Forskningen visar att det som skapar god flexibilitet beror på hur kontoret är utformat och om det matchar arbetsuppgifterna.

Något som många arbetsgivaren gör fel anser hon är att kontoren utformas på mer eller mindre likartade sätt även om de kan ha vitt skilda kärnuppdrag.

– Det har blivit en trend att skapa kontor med mycket öppna ytor och väldigt få avskärmade arbetsytor. Det har så klart ekonomiska vinster, ur ett fastighetsperspektiv – men inte för produktiviteten, och det betyder inte att det nödvändighetsvis matchar de uppgifter som ska genomföras.

Jenny Hyllstam förklarar att läkarna hänvisas till privata skåp där de kommer att kunna ha sin dator och andra arbetsredskap. Hon menar att det kommer att leda till minskad tid för läkarnas kärnuppgifter.

Läkarföreningen oroas också över att de nya flexibla arbetsplatserna ska placeras flera hundra meter från där medicinkliniken har sitt kärnuppdrag.

Arbetsgivaren kan heller inte uppge någon anledning till varför kontoren ska placeras på olika platser.

– De har inte gett oss något svar på det annat än att det är de ytor som har tilldelats oss så det går bara spekulera i varför. Vi ställer inga krav på egna rum och vi delar med några kollegor som det ser ut nu men för att kunna arbeta effektivt krävs en egen plats.

Jane Ydman som är regiondirektör i region Jönköpings län säger att regionen har tagit fram ett koncept kring behovsbaserade arbetssätt som man har haft facklig samverkan kring.

Hon uppger att det efter pandemin uppkom en diskussion inom regionen om hur man skulle gå vidare och när det blev aktuellt med ombyggnationer ansåg man att det var läge för att ta höjd för den nya situation när att alltfler arbetade hemma.

– Det känns inte rimligt att alla ska ha en eget namnat kontor om man inte så ofta sitter där.

Eftersom det ska vara behovsstyrt är det också meningen att de som faktiskt har ett behov av att sitta på ett avskilt kontor också ska få möjlighet till det.

Maral Babapour Chafi har jämfört olika avdelningar i en pågående studie och kunnat se att flexibla kontorslandskap fungerar mycket bättre för vissa avdelningar och sämre för andra.

– Där det inte fungerar beror det ofta på att det finns enheter som utför koncentrationskrävande arbete och är i större behov av avskärmade arbetsplatser. För den typen av arbeten fungerar de här miljöerna mindre bra.

Det finns enheter som utför arbetsuppgifter av en mer kreativ art och där arbetstagarna hanterar fysiskt material och behöver bolla med andra arbetstagare.

– Om det till exempel krävs att det finns planritningar eller processflöden på väggarna så blir det svårt om man inte kan ha sina fysiska saker eller modeller på plats

En anledning till att arbetsgivare vill utforma flexibla kontor är att man tänker sig att det leder till samarbetsvinster.

– Inom en organisation finns det ofta en stor variation på uppdrag och det är svårt att se att en standardlösning skulle passa alla.

Forskarna har också sett att det kan vara en stor fördel att placera enheter som har samarbeten nära varandra för att man ska ha ett relevant utbyte.

– Om en enhet inte är placerad rätt kan det bli en del onödiga möten som kan upplevas som distraktioner vilket inte bidrar till ens arbete. Då träffar man människor – men kanske inte de man faktiskt behöver ha utbyte med.

Efter pandemin ökade införandet av flexibla kontor och det finns också en skillnad i hur arbetstagarna upplever dessa typer av kontor beroende på om man arbetar mycket på distans eller mycket på plats.

– Det är ofta personer som har mycket samarbetsuppgifter som är mer på plats och som finner de här kontoren mer positiva. De som kan jobba på distans och har många koncentrationskrävande uppgifter är i en högre grad missnöjda med de kontoren.

Flexibla kontor är heller inte alltid anpassade till att det pågår många fler Teams-möten och i öppna kontorslandskap som saknar avskilda platser kan det bli problematiskt om flera ska ha digitala möten samtidigt.

Maral Babapour Chafi leder just nu ett forskningsprojekt på Högsbo närsjukhus som ska undersöka flexibla vårdmiljöer – vilket hon uppger att det inte finns så mycket forskning på sedan tidigare.

– Då ska vi undersöka effekterna på arbetsmiljö, ledarskap och patientsäkerhet av en övergång till ett nytt flexibelt närsjukhus.

Hon säger att de administrativa ytorna är aktivitetsbaserade och ingen ska ha egna platser. Det kommer också finnas ett antal mötesrum och några avskilda rum.

– Patient- och personalflödet har separerats och patientmottagningsrummen är också flexibla så de kan användas av olika vårdenheter.

När region Jönköping startade sin utredning kring flexibla kontorsplatser kritiserade Jönköpings läns läkarförening planerna och skickade ut en enkät till medlemmarna.

– Enkäten visade att det här verkligen är en fråga som engagerar läkarna i regionen. Läkarföreningen har framfört att flexibla arbetsplatser inte fungerar för läkarkåren i regionen men ändå valde de att gå vidare och utforma arbetsplatserna på det här sättet, säger Jenny Hyllstam.

När det gäller verksamheten på Ryhovs sjukhus som påverkas av en ombyggnation säger Jane Ydman att hon har respekt för att det kan uppfattas som att beslut tas uppifrån.

– Planerna för ombyggnationen har skett i samverkan. Det är en jätteomfattande ombyggnation. Kommer det visa sig att vissa behöver ett eget rum så får man tillgodose det. Jag hoppas att man också är öppen för att det är orimligt att det finns en massa ytor som till en stor del står tomma.

Hon delar därför inte Läkarförbundets oro över att vårdtiden kan minska för läkarna bland annat beroende på att man får ha sin dator inlåst i ett skåp som då ska hämtas och startas upp.

– Jag är helt övertygad om att ingen tycker det är bra att ytor står tomma utan att man vill lägga så mycket pengar som möjligt på den vårdnära verksamheten. 

Maral Babapour Chafi säger att det finns en kunskapslucka om flexibla sjukhus inte har gjorts tidigare.

– Hösten 2025 planerar vi att göra vår sista mätning så vi kommer att ha analyserat det i slutet av 2026 och kunna kommunicera ett resultat.

Hon säger att det också finns ett liknande utformning på psykiatrins kvarter på SÄS i Borås.

– Vårdorganisationer är ofta pressade – det finns kanske inte alltid tid för att hantera en förändring. Det behöver finnas utrymme för att involveras och hantera det nya och lära sig och det kan vara svårt om man redan har en hög belastning vilket är extra viktigt att beakta i vårdsammanhang.