Hur blir ansvaret tydligt och begripligt?

Maria Steinberg, docent i arbetsmiljörätt.
Fördelningen av arbetsmiljöuppgifter regleras i paragraf 6 i AFS 2001:1. Den utgår från linjeorganisationen, där högste chefen (VD) har det övergripande ansvaret för arbetsmiljön. Varje VD fördelar sedan skriftligt olika uppgifter till platschefer, avdelningschefer och arbetsledare. Uppgiften är att förebygga arbetsskador och att skapa en god arbetsmiljö.  
VD ska se till att alla får utbildning och resurser.  Arbetsledarna är nyckelpersoner. De är närmast arbetstagarna och delar ut arbetsuppgifter hela tiden. De ska ha den bästa arbetsmiljöutbildningen och det tydligaste dokumenterade uppgifterna. Kommuner och regioner har två parallella system, en politikerorganisation och en tjänstemannaorganisation. Det övergripande ansvaret har politikerna. Läs: Så kan du som politiker hantera arbetsmiljön, (ADI 563 från Arbetsmiljöverket). 

Rent praktiskt. Följ paragraf 6 i AFS 2001:1 och Arbetsmiljöverkets blankett för fördelning av arbetsmiljöuppgifter, tänk igenom era risker och se till att de fångas in i ert dokument för fördelning samt ge alla i linjeorganisationen en ordentlig utbildning tillsammans med era skyddsombud. 

Said Andersson, tidigare regionalt arbetsmiljöombud och ombudsman på Unionen, som arbetat med utbildningar och nätverk inom arbetsmiljö.
Först ett definitionsförtydligande, enligt arbetsmiljölagstiftningen är arbetsgivaren ansvarig för arbetsmiljön på arbetsplatsen. Med detta menas att VD/högsta chef på arbetsplatsen alltid är ansvarig för arbetsmiljön och att hen inte kan delegera ansvaret. Vad VD/högsta chef däremot kan göra för att det systematiska arbetet ska fungera är att fördela specificerade arbetsuppgifter till olika befattningar/medarbetare i organisationen. Något som också är viktigt vid fördelning av uppgifter är att fördelande chef ser till att mottagaren har rätt kunskap och resurser. Den mest grundläggande utbildningen för chefer och skyddsombud är en BAM-utbildning (Bättre ArbetsMiljö), se exempel på Prevents hemsida (prevent.se).
Exempel på uppgifter som ska fördelas är genomförande av riskbedömning, upprättande och uppföljning av handlingsplan, introduktion av nya medarbetare. För fler exempel på uppgifter som behöver fördelas, gå in på Arbetsmiljöverkets hemsida (av.se) och skriv "Mall blankett uppgiftsfördelning" i sökfältet. Då dyker exempel på rutin och mall för fördelning av arbetsmiljöuppgifter upp. Observera att det utöver dessa uppgifter kan finnas fler företagsspecifika arbetsmiljöuppgifter som behöver fördelas. I dessa dokument finns också exempel på returnering av arbetsmiljöuppgifter ifall mottagande medarbetare känner att hen inte har tillräckliga resurser eller kunskap för att genomföra uppgiften. 
Praktiskt så behövs en genomgång av arbetsmiljölagstiftningen och en riskbedömning av arbetsmiljön göras för att arbetsgivaren ska få en insikt i vilka arbetsmiljöuppgifter som behöver fördelas. Detta kan VD/högsta chef genomföra i samverkan med underställda chefer och arbetsmiljöombud. Ta gärna hjälp av någon med hög kunskap inom detta (konsult). När det fastställts vilka uppgifter som ska fördelas så får ledningen i företaget, gärna tillsammans med arbetsmiljöombudet, fastställa på vilka befattningar/personer uppgifterna ska ligga. Därefter ska en utbildningsplan läggas upp så att befattningar/medarbetare får rätt kunskap. Något som också är viktigt är att dokumenterade rutiner skapas i företaget så att de som har de fördelade uppgifter får stöd i rutinerna på hur arbetsuppgifterna ska genomföras och vilka dokument som ska användas. För exempel på detta se Arbetsmiljöverkets hemsida, skriv "systematiskt-arbetsmiljoarbete-exempel-startpaket-handbok" i sökfältet, klicka på första exemplet. 
Fördela arbetsmiljöuppgifterna skriftligt till befattningar/medarbetare gärna i samma dokument som man har befattningsbeskrivningen i. VD/högsta chef ska därefter kontrollera att fördelningen av arbetsmiljöuppgifter fungerar vid den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet. 

Sven Grahn, förhandlare samt arbetsrätts- och arbetsmiljöjurist, Transportföretagen. ,En delegering bör innehålla vem som är mottagare av uppgifterna (bestämda personer eller befattningar), vilka arbetsmiljöuppgifter som avses och inom vilket område. Att mottagaren har erforderlig kunskap, kompetens, befogenhet samt resurser. Vidare bör giltighetstid för delegeringen anges och hur mottagaren ska agera vid frånvaro samt hur returnering av uppgifter ska göras när det brister i kunskap/befogenhet/resurser för uppgiften. Delegering av arbetsmiljöuppgifter, inte själva ansvaret, bör läggas på dem som är närmast området/avdelningen och har de bästa förutsättningar att utföra uppgifterna eller följa upp att de utförs. Tydlighet i fördelningen är av vikt, då det oftast är en förutsättning för ett effektivt och förebyggande arbetsmiljöarbete. Inför delegering bör utredas om kunskap, kompetens etc finns och i annat fall tillhandahålla det, paragraf 6 i AFS 2001samt paragraf 6 i AFS 2015:4. Mall för delegering kan återfinnas hos till exempel Arbetsmiljöverket, Prevent och ska vara skriftlig vid fler än 10 anställda.