Socialförvaltningen: ”Kul att utmana 40-timmars veckan”

Socialförvaltningen Nordost i Göteborgs Stad kommer fram tills sommaren testa att arbeta en dag mindre i veckan genom att delta i en pilot- och forskningsstudie. Arbetstagarna har fått förändra sina arbetssätt för att hinna med samma arbetsbörda.

Dick Andersson är projektledare för fyra dagars arbetsvecka på förvaltningen och säger att det hela startade med att förvaltningen ansökte om att få delta i forskningsstudien, som initieras av organisationen ”4 day week Sverige”.

– Vi fick i uppdrag från politiken att hitta lämpliga sätt att testa innovativa arbetstidslösningar. Det här pilotprojektet och forskningsstudien möjliggör för oss också att få testa på det här.

Projektet inleddes med APT-möten och workshops där det diskuterades hur verksamheten skulle kunna dra ner på arbetstagarnas timmar och hur arbetstagarna skulle lägga upp sitt arbete för att hinna med samma arbetsbörda som tidigare.

– Tanken och upplägget med den här typen av arbetstidsförkortning är att arbetstagarna får 100 procent lön för att arbeta 80 procent, och att resterande tid ska vara återhämtning i form av ledighet. Det ger en jättehög motivation i det hela för medarbetarna. Det enda är att vi plötsligt har en effektivisering som ska göras av både medarbetarna och av chefen.

Dick Andersson uppger att generellt när det ska genomföras effektiviseringar på arbetsplatser brukar det annars inte finnas med en så tydlig motivator för arbetstagare, men det gör det i det här fallet.

– Det är ett väldigt spännande koncept. Arbetstagarna har själva kommit med förslag på effektiviseringar och har kunnat ge input kring hur deras scheman och upplägg skulle kunna fungera inom ramen för projektet.

Ett 90-tal socialsekreterare och tre olika avdelningar från förvaltningen deltar i projektet. Det finns också tre olika upplägg, eftersom vissa avdelningar kräver närvaro alla dagar i veckan vilket gjort att arbetstagarna har ett rullande schema för att någon ska vara på plats alla dagar. Vissa arbetar också fem kortare dagar i veckan eller har lagt upp det på ett annat sätt som att arbeta två korta och två normallånga dagar.

– Det finns en väldig spridning i hur arbetstagarna använder sig av arbetstidsförkortningen. Det är väldigt anpassat efter individen själv.

Dick Andersson säger att arbetet inom socialtjänsten kan vara utmanande och tufft och att det har varit väldigt uppskattat med den extra återhämtning som deltagarna har kunnat få i och med den extra lediga dagen.

– En viktig aspekt av det hela är att klienterna inte ska få mindre tid utan snarare tvärtom. Vi vill också få ner sjukskrivningar, sticka ut som en attraktiv arbetsgivare och kunna arbeta mer flexibelt anpassat efter ett nytt arbetssätt.

Rapporter från bland annat Tyskland från de som hållit på och testat liknanden upplägg länge är att kvaliteten i arbetet höjs, fortsätter Dick Andersson.

– Sedan vill vi främja ett hållbart arbetsliv för våra medarbetare, att de ska få möjligheten att orka med sitt yrkesliv med tanke på att pensionsåldern höjs. Vi vill ju se till att dom både orkar och vill stanna i den här verksamheten så länge som möjligt. Om personer stannar i yrket en längre tid så får vi också bättre förutsättningar med leveransen av välfärd till de personer vi är till för.

Eftersom medarbetarna kommer att ha kvar samma arbetsuppgifter men utföra dem under en kortare tid har det samtalats mycket om hur de kan effektivisera sina arbetsdagar. Onödiga möten skippas och ett möte där alla i en grupp kanske närvarade på innan klaras av med en eller två deltagare som sedan kan återrapportera vad som sades till de andra.

– Det är en effektivisering men arbetstagarna får också en vinst i en extra ledig dag i veckan. Vi har varit tydliga med att det kommer att krävas mycket av deltagarna och att det är viktigt att planera sin tid bra för att det ska gå ihop.

Dick Andersson oroas däremot inte över att arbetsgivaren efter projektet skulle välja att behålla de effektiviseringar som gjorts och därefter minska på personalstyrkan.

– Det skulle inte vara hållbart. Om man ska också jobba så effektivt krävs det också en extra dag med återhämtning. Annars hade det inte gått ihop. Det går inte effektivisera på det sättet utan att få mer återhämtning.

Det som skiljer detta projekt mot andra liknande anser Dick Andersson är att det har lagts ett stort fokus på att förändra individer och organisationen till det bättre.

– Jag upplever att arbetstagarna har fått ett lite renare arbetssätt. Arbetsdagen blir lite mer renodlad och alla funderar mer på vilket syfte ett specifikt möte har för en själv och tackar nej om det inte tillför något. Jag ser ett högre fokus och en högre takt.

En annan fördel är att arbetstagarna upplevs som stärkta i sin professionalitet och har ett helt förändrat arbetssätt anser Dick Andersson.

– Jag pushar dem att vara lite tuffa och att tacka nej om en mötesinbjudan inte har en tydlig agenda. Vi har också behövt hitta fler strukturer för att arbetstagare ska hinna med reflektion även under arbetstiden.

Arbetstagarna har bland annat utformat en fokustid där de inte får störa varandra vilket gör att arbetet flyter på mer effektivt.

– Enligt forskning kring detta så är en timmes fokustid är lika med tre till fyra timmars multitasking.

Det har också ingått i riskbedömningen hur den minskade sociala kontakten påverkar arbetstagarna.

– Det blir färre kaffepauser och mindre utbyte mellan kollegor och där har vi arbetat med trivselgrupper. Det har fungerat väldigt bra att ha strukturerade träffar med varandra snarare än spontana kafferaster. Den sociala tiden är viktig – där har vi ännu inte sett någon negativ effekt.

Hur kommer det då fungera att gå tillbaka till hur det var innan när projektet är över?

– De allra flesta kommer nog absolut inte vilja gå tillbaka till det gamla även om det nya kanske inte lämpar sig helt för alla.

– Hela Sveriges system bygger däremot på 40-timmars veckan så det kan bli lite svårt att gå tillbaka till det gamla – systemen är lite fyrkantiga så det kan bli svårt att jobba på andra sätt.

Under sommaren kommer det nog krävas att 40-timmars veckan återgår för att sommarschemat ska gå ihop.

– Vi har mätt pulsen och sett om det blir fler konflikter på grund av stress men än så länge har resultaten varit goda och vi har inte sett några tecken på förhöjda stressnivåer.

Tilliten är en av de största pusselbitarna för att ett projekt som det här ska kunna gå i hamn.

– Tillit är också ett av mina största verktyg för att arbetstagare ska våga komma till mig och fråga om de fastnat med något. Det är en kul utmaning att utmana 40-timmar veckan för det är nog dags. Många andra länder har ju redan reducerat veckoarbetstiden.