Millenium blev en digital mardröm för arbetsmiljön

Johan Lundin, huvudskyddsombud på Södra Älsvborgs sjukhus säger att arbetstagarna uttryckte farhågor om systemet redan tidigt i processen.

– Det var som om vi och arbetsgivaren pratade om helt olika saker och vi påtalade att innan det görs en förändring på en arbetsplats ska man göra en risk- och konsekvensanalys.

Johan Lundin säger att arbetstagarna hade fått en demoversion som de utbildades i men hade inte någon tillgång till journalsystemet förrän dagen innan det sattes i gång. Det gjorde det svårt att utföra en risk och konsekvensanalys när man inte hade ett klart system att utföra dem på.

– Vi förstod inte varför det var så bråttom att sätta igång det precis när det blev klart och vi hade ju tyvärr rätt i våra farhågor och det blev kaos.

Malin Cato som är projektledare för ett hållbart arbetsliv på Arbetsmiljöverket säger att inspektionerna som gjorde till en följd av förra årets EU-kampanj – under temat ledarskapet i det digitala arbetslivet – visade på att arbetsgivare brister i arbetet kring det digitala arbetslivet.

Enligt Europeiska arbetsmiljöbyrån uppger 30 procent av arbetstagarna inom EU att deras organisationer använder digitala enheter för att fördela arbetsskift.

Samtidigt uppger 52 procent att de används för att mäta arbetstempot – vilket har föranlett Europeiska arbetsmiljöbyrån att starta kampanjen Ett hälsosamt arbetsliv.

Arbetsmiljöverket arbetar med EU-kampanjen som sträcker sig mellan 2023 och 2025 och årets tema är fortfarande inte fastställt utan ligger i planeringsstadiet.

– Vi ville öka arbetsgivarens kunskap om hur digitala arbetsmiljöer kan inverka på vår hälsa och att de digitala aspekterna av arbetsmiljön ska hanteras inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Hon säger att det var förvånande att det var så många inom branscherna som undersöktes som inte såg det som självklart att arbeta med att riskbedöma och undersöka arbetsmoment i digitala system på samma sätt som man gör med alla andra typer av arbetsuppgifter.

– Det kan leda till en väldigt stor stress om man inte kan få sitt jobb gjort när man sitter framför digitala system. Det gäller också för arbetstagaren att bli bättre på att kommunicera kring vad det är i systemen som inte fungerar och vara mer konkret kring det.

Johan Lundin säger att arbetstagarna i bästa fall fick en åtta timmars utbildning för att lära sig systemet.

– Medlemmar säger att de upplever systemet som krångligt och att det saknas logik och att det är väldigt många funktioner som saknas. Det upplevs inte som användarvänligt och arbetstagarna upplever att de får huvudvärk och blir trötta.

Uppgifter om att grundläggande information inte fördes över kom in och Johan Lundin säger att det fanns en oro bland personalen om patienter gavs rätt behandling eftersom det fanns en risk att man saknade information.

– Vi kunde inte alltid se patienters hela journaler och det saknades information – men framför allt var det svårt att tyda den information som fanns eftersom det var svårt att hitta i systemet.

En annan kritik som kom mot systemet var att det inte uppdaterade sig själv vilket gjorde att journalen hela tiden behövde uppdateras om man ordinerade något.

– Det fanns också oklarheter när det kom till att signera och spara anteckningar. Gjordes det på fel sätt kunde det innebära att ingen kunde läsa din anteckning.

Malin Cato säger att det är många aspekter som kan påverka hur ett digitalt system upplevs av användaren.

– Det behövs ett språk för hur man pratar om det som inte fungerar. Layout och gränssnitt kan göra så det blir svårt att orientera sig i ett system och svårt att hitta information. Det kan också vara brist på återkoppling så det är otydligt om saker skickats i väg eller hamnat ätt.

Hjärnan kan också påverkas av att sitta i ett krångligt digitalt system, fortsätter hon.

– Arbetsminnet som är väldigt litet och begränsat belastas, och även den kognitiva funktionen, om systemen inte är kompatibla. Det finns också många andra störningsmoment i dagens arbetsklimat som stör koncentrationen.

Efter pandemin fick den digitala utvecklingen en snabb skjuts framåt och många arbetsgivare har inte hunnit med i skiftet där allt görs mer digitalt.

– Det här handlar om mångas arbetsvardag och det är verkligen hela arbetsmiljön. Arbetsgivare ska också känna att de kan ta kontrollen över arbetsmiljöriskerna och fråga sig hur man organiserar arbetet så ingen sitter i dessa system allt för länge.

Redan innan införandet av Millenium skickade Vårdförbundet in en begäran om ingripande till Arbetsmiljöverket och de var inte nöjda med arbetsgivarens svar eftersom man inte fick svar på allting och man låg efter med åtgärder.

– Vi upplevde inte att medarbetare hade den kunskapsnivån som behövdes för att kunna hantera det på rätt sätt och då vände vi oss till Arbetsmiljöverket som var här och inspekterade den femte december.

Arbetsgivaren gör också en egen extern utredning och Johan Lundin håller med om att det blev någon form av digital mardröm som arbetstagarna levde i under några dagar.

– Olika fackförbund har haft lite olika synpunkter och för vår del handlade det egentligen om det systematiska sättet systemet infördes på. Det är det som är det viktiga sedan är det inte vår sak att bedöma utan det får utvärderas efterhand om det inte fungerar.

Malin Cato säger att det krävs att arbetstagare får utbildning i systemen och tid att lära sig nya sätt att arbeta när det kommer en uppdatering till exempel, fortsätter hon.

– Det gäller också för arbetsgivarna att skaffa sig kunskap och säkerställa att den som ska undersöka digitala system har rätt kompetens och hur vi människor fungerar rent tekniskt.

- Det är så stora system det handlar om så det krävs att man talar samma språk och förstår vad det är man upphandlar.